SABER ORGANIZAR EL TIEMPO

Carlos Mora Vanegas

 Las tres cosas más difíciles de este mundo son: guardar un secreto, perdonar un agravio y aprovechar el tiempo. Benjamin Franklin

Es muy común escuchar a las personas que no le alcanza el tiempo para realizar ciertas labores, como también preguntas ¿Qué hacer para organizar el tiempo? ¿ Cómo utilizarlo eficientemente?.

Comenta webconsultas.com que cuando una persona no sabe gestionar su tiempo las consecuencias nos se hacen esperar. Nuestra salud, el trabajo, las relaciones familiares... pueden verse afectadas por una gestión ineficiente de nuestro tiempo.

Se dice que el estrés o la ansiedad que esto nos genera suponen un factor de riesgo para la aparición de algunas enfermedades, como es el caso de los trastornos cardiovasculares (hipertensión) o digestivos (colon irritable). También nuestra salud mental puede verse afectada. Los trastornos de ansiedad, las adicciones, o la depresión pueden verse precipitados por una mala organización del tiempo. La ausencia de descansos (que deben estar incluidos en tu planning de organización del tiempo) es una de las causas más comunes de la repercusión de la falta de tiempo en tu salud.

También se señala, que la reducción del rendimiento, el estrés laboral, el burnout (estar quemado), la incapacidad para asumir tareas interesantes por no tener tiempo para ello o la pérdida de objetivos son algunas de las secuelas que la falta de organización pueden tener sobre nuestra profesión.

Para organizar el tiempo, sugiere profesion.es

1) Lo primero es ganar tiempo para ti. Reserva en tu agenda una hora para ti y dale a esa cita contigo misma la importancia que tiene, como si se tratase de una importante reunión de trabajo, y no la canceles bajo ningún pretexto. Si alguien te pide algo en ese tiempo, no cedas, recuerda que tienes una cita con alguien muy importante: tú.

2) No hagas algo que no quieras hacer. A veces aceptamos proyectos que no nos interesan o nos apetecen sólo por complacer a alguien. Así que antes de volver a aceptar cualquier propuesta, piensa bien si te interesa y el tiempo que tendrás que dedicarte.

3) Calidad en lugar de cantidad: Estamos acostumbrados a recibir mil y un estímulo del exterior, y realizar varias tareas al mismo tiempo. Sin embargo, hay muy pocas cosas que nos dejen huella y en las que pongamos los cinco sentidos.

4) Tiempo para trabajar y para vivir. ¿Vives para trabajar o trabajas para vivir? Si dedicas la mayor parte de tu tiempo al trabajo, por muchos éxitos que consigas, seguramente estás dejando de lado aspectos tan importantes como tu familia y amigos.

5) Al margen de las modas. En la misma línea de lo anterior, no debemos dejarnos seducir por las modas y medir nuestra felicidad por lo que tenemos. Muchas veces caemos en el círculo de trabajar para tener más y más, pero en realidad lo único que conseguimos así es gastar nuestro tiempo en algo que no nos llena. Pregúntate si te compensa esa actitud y recuerda que actividades como pasear, jugar con tus hijos o leer un libro no cuestan dinero, por lo que no necesitas tener tanto.

6) Lo que necesitas y lo que no. Las cosas que no necesitamos, nos llenan durante muy poco tiempo para luego caer en el olvido. Quizás el tiempo que empleaste en conseguirlas las podrías haber dedicado a otros objetivos más duraderos. Recuerda que prescindir de determinadas cosas puede ayudarte a ganar más tiempo para ti.

7) La monotonía es un enemigo, ya que genera insatisfacción y aburrimiento. Busca cosas diferentes que hacer cada día y tendrás la sensación de aprovechar el tiempo.

Por otra parte nos aporta textualmente campanavirtual.com algunos consejos o pautas importantes para organizarse mejor y buscar una mayor eficiencia en las  tareas:

• Establecer los objetivos. Esta es la base, o la forma de poder desarrollar cualquier estrategia. Si no sabe a dónde ir, o que logro se intenta obtener, muy difícilmente logre algún resultado importante. Sea claro, defina correctamente, escríbalo. Luego léalo, critíquelo, y modifíquelo. Retroalimente estos pasos hasta lograr el mejor resultado, en el menor tiempo posible. Lo ideal es tener algún objetivo a largo plazo, pero trabajar en los de corto plazo que estén alineados con el de largo plazo.
• Fraccione los objetivos complejos. Siempre es posible fraccionar los objetivos a largo plazo, en los de mediano plazo y luego en los corto plazo o mensuales. Incluso los mensuales se pueden acotar a una sucesión de objetivos semanales y éstos separarlos en objetivos de dos o tres días, o incluso diarios. El secreto es tenerlos alineados, para recorrer un camino armonioso hacia el largo plazo, y no desviarse.
• Cargue su agenda o sistema. Muchos escriben sus planificaciones en las agendas. Otros utilizan los sistemas, ya sea de agendas o de organización. Lo hay propietarios, libres y online. Cada uno puede elegir lo que más le agrade o adoptar el elegido por su empresa. El secreto es utilizar el sistema que te ayuda a mantener el compromiso de cumplir con tus objetivos.
• Prioridades. Marque sus prioridades, como por ejemplo vencimientos de pago o de entrega de trabajos o cumplimiento de rutinas internas. Muchas veces podrán quedarle tareas pendientes, pues no somos máquinas perfectas y cumplidoras, y esas tareas atrasadas pueden opacar o tapar las prioridades reales del día. Lo importante tiene prioridad, y lo urgente no debe cambiarnos el enfoque. Este es un error muy común.
• Mayor productividad. Todos tenemos un horario en que nos concentramos mejor, en que nos dejan "trabajar tranquilos", o un horario en que hay que hacer el trabajo sí o sí. Por el ejemplo el cierre del día, o de una caja, o trámites judiciales o administrativos en entes del gobierno. Sepamos claramente en que momento del día podemos o debemos realizar tal o cual tarea, y en ese momento nos abocaremos a ello, y no a otra que se pueda realizar luego o antes.
• Controla tus tiempos. Por el sistema que mejor se adapte a tu personalidad, controla todos los días tus tiempos reales de trabajo, para saber si podrás cumplir con tus objetivos del día, si estás adelantado o atrasado. Muchas veces es posible realizar ajustes o motivarse más, para mantenerse en línea. Los "recreos" muchas veces relacionados con el chat, las redes sociales o el mail, solo empeoran la performance. Si los objetivos impuestos son diarios, el paso a paso es esencial para lograr la eficiencia y mantenerla.
• Controle sus rutinas mensuales. Si tiene tareas repetitivas o rutinarias, haga un registro de ellas y anote inicio y fin de las mismas. No solo le ayudará a saber si las hizo a tiempo, sino cuanto tiempo insumieron, y al preparar su plan de trabajo tendrá los tiempos medidos y probados. Tener cumplidas las rutinas cuando está finalizando la jornada laboral diaria, motiva y da tranquilidad. Es un premio.
• Si es posible, lleva un registro de tus tiempos. Esta tarea es adicional, consume tiempo, y se debe ser ordenado al escribir los autocontroles diarios. La ventaja es sencilla: permitirá saber dónde, cuándo y cómo somos más o menos eficientes, y esto nos permitirá ordenarnos mejor en el futuro y saber que ajustes se pueden realizar.
• Saber cuándo delegar. Todos tenemos habilidades, y podemos realizar muchas tareas distintas, algunas mejor que otras. Esto muchas veces nos lleva a creer que podemos hacer todo, y nos tapamos de trabajo, pensando que podemos hacerlo, que lo hacemos mejor, o que no hay nadie que lo sepa hacer. Son todas falacias de un mismo problema: saber delegar trabajo. Las habilidades y el conocimiento nos dan posibilidades, pero el tiempo real para trabajar es quien nos impone el freno. En función del tiempo que tenemos para trabajar hay que organizar las tareas viables, las que podemos hacer. Las otras deben descartarse, devolviéndolas o rechazándolas. Si tiene suficiente responsabilidad o jefatura, podrá delegarlas. Sepa distinguir una de otras. El secreto es delegar la tarea delegable.
• Equipos de trabajo. No es fácil armar un equipo de trabajo. Hay que saber elegir a su líder. Además éste debe mantener motivados a todos sus integrantes, debe saber delegar y proporcionar soluciones viables para obtener lo mejor de cada uno. La confianza y la contención son factores esenciales.
• Plan de trabajo. Plan de Negocios. Hacer un presupuesto anual conlleva esfuerzo, conocimientos, dedicación y trabajo. Diseñar un Plan de Trabajo anual también. Desarrollar un Plan de Negocios es más complicado aún. Todos tienen en común muchas características. La principal ventaja de todas estas planificaciones es que permiten trabajar tranquilo, más ordenados, mejor orientados, y al estar más contenidos y seguros logramos más eficiencia.

*Fuente debidamente señalada

Docente de postgrado Faces, Universidad de Carabobo. Exatec

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